黑龙江工程学院基建工程档案管理制度（试行）

第一章总则

第一条为进一步加强工程基本建设档案（以下简称基建档案）的管理，充分发挥基建档案的效用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高校档案管理办法》《建设项目（工程）档案管理办法》及建设部《建设工程文件归档整理规范》，结合基建部门实际情况，制定本办法。

第二条基建档案是维护学校利益，保护学校财产不受侵害的重要依据，是日后维护、维修不可缺少的基础资料。

第三条基建档案是指在基本建设施工和管理以及维修、改建工程中产生和具有保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的历史记录。

第四条基建档案工作要与工程建设进程同步进行，工程建设的技术、管理人员应注意工作中档案资料的收集。

第五条基建档案的齐全、完整、准确是档案质量的保证，是衡量工程勘测、设计、施工、监理等工作的重要内容和依据。

第六条基建档案是学校档案的重要组成部分，任何人不得据为己有，对于拒不移交的单位和个人以及故意损坏档案者，依据《中华人民共和国档案法》和档案实施细则规定处罚。

第二章归档文件的质量要求

第七条归档的工程文件应为原件。

第八条工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

第九条文件材料的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

第十条文件材料的整理应符合《建设工程文件归档整理规范》的要求：

1．文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2．文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

3．文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为a4幅面(297mm×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅。

4．文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

5．所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为：50mm×80mm。竣工图章使用不易褪色的红印泥，应盖在图表栏上方空白处。

6．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

7．不同幅面工程图纸按《技术制图复制的折叠方法》(gb/10609.3-89)统一折叠成a4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。

8．归档文件一卷（件）不宜过厚，一般不超过50mm，编制卷内目录及页码，案卷内不应有重复文件。

第三章归档文件的范围

第十一条基建部门综合管理科需提交的归档文件

1．综合管理科：

2．年度工作计划；

3．年度工作总结；

4．部门文件（含发文稿签）：

5．会议纪要：

6．其他相关资料。

第十二条基建部门计划管理科需提交的归档文件

1．前期审批部门文件

(1)施工图审核中心：勘察文件审查意见书、勘察文件审查合格书、施工图设计文件审查意见书、施工图设计文件审查合格书、抗震设防审查证书。

(2)人防办：人防手续的批复。

(3)气象局：防雷设计审核意见书、防雷装置设计合格证。

(4)公安消防局：方案设计的消防审核意见、工程设计的消防审核意见

(5)规划局：建设项目审查意见通知书、区域地形图、规划许可证、报审卷宗、放（验线）批复通知书。

(6)建筑安全生产监督站：建筑工程安全监督通知书。

(7)质监站：建设工程质量监督通知书。

(8)建工局：施工许可证。

2．竣工验收部门文件

(l)沉降监测单位：沉降监测技术总结报告。

(2)检测单位：桩基检测报告。

(3)质量监督单位：特种设备安装安全质量监督检验证书。

(4)材料检测rf1心：室内环境检测报告。

(5)人防办：人防验收意见。

(6)气象局：防雷装置验收合格证。

(7)公安消防局：消防验收合格的意见。

(8)规划局：管线竣工测量成果、竣工测量、规划验线申请书、规划验收合格证。

(9)环保局：排放污染物许可证、环保部门认可文件验收证明书。

(10)质监站：工程质量监督报告、单位（子单位）工程质量竣工验收记录。

3．建设用地、征地、拆迁、测绘文件

(1)选址申请及选址规划意见通知书；

(2)用地申请报告、建设用地批准书；

(3)建设用地规划许可证及其附件；

(4)国有土地使用证；

(5)建设用地钉桩通知书：

(6)地形测量和拨地测量成果报告：

(7)规划设计要点；

(8)审定设计方案通知书及审查意见：

(9)勘察报告。

4．其他相关资料

第十三条基建部门项目管理科需提交的归档文件

1．立项文件

(1)关于立项有关的会议纪要、领导讲话。

(2)项目建议书委托合同；项目建议书、立项报告及批复。

(3)可行性研究委托合同；可行性研究报告及请示、批复。

(4)专家建议文件。

2．招标代理、勘察、设计、施工、监理招投标文件

(1)招标代理招投标文件（如发包初步方案，招标公告、资格预审文件、资格预审报告、招标文件、投标文件、招标评标报告、中标结果公示，中标通知书、合同、合同备案）。

(2)勘察招投标文件[内容同(1)]。

(3)设计招投标文件[内容同(1)]。

(4)监理招投标文件[内容同(1)]。

(5)施工招投标文件[内容同(1)]。

3．结算审计文件

4．其他文件

(1)白蚁防治合同；

(2)桩基检测合同；

(3)沉降观测合l司：

(4)基建工程统计报表：

(5)基建项目年度计划批复文件：

(6)建设工程档案专项验收意见书（城建档案馆）；

(7)施工图电子版。

5．其他相关资料

第十四条基建部门材料设备科需提交的归档文件

1．甲供材招投标文件。

2．其他相关资料。

第十五条基建部门施工管理科需提交的归档文件

1．施工技术文件

(1)施工图纸、施工组织设计；技术交底、图纸会审、图纸变更等。

(2)通过质监站审查的质检资料：各分部分项工程技术管理、质量控制、质量验收资料（如土建、钢结构、幕墙、安装、给排水、电气、暖通等）；工程各类材料质量检测、检验资料（如钢材、水泥、砖、黄沙、混凝土、水电材料、装饰材料等）。

(3)竣工图：综合竣工图包括：给排水、燃气、强弱电、绿化、道路等；专业竣工图包括：建筑、结构、装修、电气（智能化）、给排水（消防）、采暖、通风、空调、燃气等。

2．竣工验收及备案文件

(1)竣工验收备案表：

(2)工程开、竣工报告；

(3)单位工程竣工验收报告：

(4)工程竣工总结；

(5)民用建筑节能单项工程质量验收记录：

(6)单位（予单位）工程质量竣工验收记录；

(7)工程质量保修书；

(8)竣工验收证明书：

(9)质量等级证书（复印件）。

3．监理文件

(l)监理规划；

(2)监理实施细则；

(3)监理会议纪要、月报：

(4)进度、造价、质量事故控制文件；

(5)工程竣工总结：

(6)质量评价意见报告；

(7)行为资料：

(8)工程质量监理评估报告：

(9)工程质量勘察检查报告：

(10)工程质量设计检查报告。

4．其他相关资料

第四章归档文件的移交及归档

第十六条工程技术管理人员要做到及时主动移交（除甲供材招投标文件和工程结算审核资料分别在付清货款和结算审核结束后移交外）工程资料。资料移交套数规定如下：施工图电子版l套、竣工图（新蓝图）3套、质检资料2套、监理资料2套、其他资料l套或多套。移交时做好交接手续，各科室负责移交其工作范围内的工程文件。

第十七条在组织工程验收前，列入城建档案馆接受范围的工程，施工管理科要提前一周通知档案管理人员做好提交城建档案馆档案的准备工作。

第十八条工程竣工验收后一个月至半年内，在各专业负责人资料移交基本完整的情况下，档案管理人员必须分别提交城建档案馆、学校档案馆、基建部门三部门存档所需的各项资料。

第五章归档文件的管理与利用

第十九条基建档案要用专柜存放、严格管理，防止遗失、损坏和泄密。

第二十条档案资料查阅须在档案管理人员处登记，借阅重要文件资料必须由负责档案管理的领导签字。如需要查阅本处末保存的档案，由查档人到学校档案馆查询。

第二十一条对收集归档的文件应当及时登记、整理，要做到科学分类、合理存放、有效利用，对损坏或变质的档案应及时采取补救措施。