各镇人民政府，各区管委会，各街道办事处，县各委办局，县各直属单位：

《如东县政府合同档案管理暂行办法》已经2018年县长第2次办公会议审议通过，现予印发，自2018年6月1日起施行。

如东县人民政府

2018年5月25日

如东县政府合同档案管理暂行办法

第一条 为加强政府合同档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我县实际，制定本办法。

第二条 本办法所称政府合同档案是指在政府合同的订立、履行、变更和终止等活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式（载体）的历史记录。

第三条 本办法适用于如东县政府及其工作部门对政府合同档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计和移交等活动。

第四条 政府合同档案工作实行统一领导、分级管理的原则。 政府合同档案归档实行“谁组织、谁负责”。各工作部门负责本部门政府合同档案工作的管理和监督，并接受同级档案管理部门的指导、监督和检查。

第五条 政府及其工作部门应依法做好政府合同档案的收集、整理、鉴定、销毁、统计、保密、备份和保管等工作，明确档案管理人员工作职责并建立岗位责任制度。

第六条 政府及其工作部门应加强政府合同档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。政府合同档案涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，按照国家保密等相关法律法规管理。

第七条 政府合同档案承办部门应当加强电子档案的管理和档案数字化工作，积极推进合同档案信息化建设，实行档案信息资源共享。

第八条 政府合同档案具体内容包括：

（一）对政府合同项目进行调研及可行性论证的相关材料；

（二）政府合同对方当事人的资信、履约能力等调查材料；

（三）政府合同谈判过程中的相关材料，包括往来函电、谈判备忘录、征求涉及部门的意见以及其他与合同签订有关材料；

（四）政府合同文本及其附件，包括合同的拟定、修改、合法性审查意见、审核以及审定签发等流程中形成的文件材料；

（五）政府合同的补充协议、变更和终止协议；

（六）政府合同争议的处理情况记载及有关材料；

（七）与政府合同有关的其他载体文件材料。

第九条 政府及其工作部门参与订立及履行合同的相关工作人员都有保护政府合同档案的义务。承办部门负责收集、鉴定、整理、归档；档案管理部门对立卷归档工作进行监督和指导，并负责本部门政府合同档案的接收、保管、利用、统计和移交等工作。

第十条 政府合同文件材料的归档要求：

（一）内容、条款齐全完整；

（二）签名、印鉴手续齐全；

（三）原件归档，不可用复印件替代；

（四）规格标准统一；

（五）有独立的政府合同档案目录；

（六）符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

第十一条 政府合同档案案卷应当依次由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表、封底等五个部分组成。使用软卷皮装订案卷后，再装盒保存。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表以及卷皮、卷盒的格式及填写说明见附件，其规格尺寸按照《文书档案案卷格式》（gb/t9705-2008)的规定执行。

第十二条 照片、光盘、磁盘及有关实物样本等特殊载体档案，分别按国家标准和要求进行整理统一编号编制目录，并单独保存。照片档案按照《照片档案管理规范》（gb/t1182/2002)或《数码照片归档与管理规范》（da/t50-2014)执行；电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（gb/t18894-2016)执行。

第十三条 政府合同档案的保存期限按照政府合同及档案管理相关法律法规规定执行，分为永久和定期，定期又分为30年和10年。

第十四条 政府合同档案案卷原则上实行“一事一卷”；文件材料较多，可以适当分为若干卷，一般案卷厚度在200页或2cm左右。

（一）政府合同档案卷内文件材料立卷归档顺序：政府合同文本在前，其他文件材料在后，按照形成时间先后顺序排列；

（二）对同一问题或者进行说明的文件材料，批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；正件在前，附件在后；正式文件在前，签发稿在后；

（三）文件材料重复或者多余的，要予以剔除。因特殊原因，归档文件不是原件的，应当在卷内备考表里说明；

（四）文件材料应当使用黑色或蓝黑钢笔、签字笔或激光打印机打印，不得使用不耐久的铅笔、圆珠笔、复写纸及红色、纯蓝笔或喷墨打印机打印；

（五）对于破损、字迹模糊或者容易褪色的文件材料，应当及时进行修补或复制；对于外文及少数民族文件材料，应当附上汉语译文；

（六）对于需要随卷保存的信封，应当打开展平，粘贴在a4纸，邮票不得撕揭；

（七）纸质文件材料的载体应当统一采用a4型纸张，较大的文件应当按照a4型纸张大小折叠，较小的文件材料应当采用a4型纸张托裱；

（八）文件材料上的订书钉等金属物应当剔除，以防锈蚀；

（九）卷内文件应当按照规定顺序排列后，逐页编页号，页号一律采用阿拉伯数字编写，有文字的页面必须编号，正面在右上角，背面编在左上角；案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表、封底及空白页、隔页纸不编页号。

第十五条 政府合同档案应当按年度立卷归档。案卷应当区分类别、保管期限和年度，按照形成时间先后顺序编制案卷号。

第十六条 政府合同签订原则上一式六份以上，并在签订后三个月内，由经办人员或责任人将该合同的全套文件材料进行收集整理并编制移交清册，向本部门档案管理部门移交。

因工作需要确需推迟移交、由承办部门临时保管的，须经档案管理部门同意，推迟移交期限最多不超过3年。

第十七条 政府合同订立或履行机构因合并、撤销或其他原因而终止的，在终止和办理有关手续之前形成的政府合同档案，应按档案管理有关规定移交相关部门。

第十八条 政府及相关部门应当建立健全政府合同档案查阅、利用制度。除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借政府合同档案。

第十九条 档案利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条 档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第二十一条 保管期满的政府合同档案，应按照档案管理法律法规规定程序和手续进行销毁。

第二十二条 对违反本办法的责任人，按有关规定给予行政处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第二十三条 法律、法规和规章对政府合同档案管理工作另有规定的，从其规定；部门建立了工程项目档案门类的，合同档案随工程其他文件材料一并归工程项目档案。

第二十四条 各镇人民政府、各区管委会、各街道办、县政府派出机构、县属事业单位政府合同档案管理，参照本办法执行。

第二十五条 县属国有企业参照本办法和本企业的实际情况，制定本企业的合同档案管理制度，加强对本企业合同档案的管理。

第二十六条 本办法自文件下发之日起施行。

东政规〔2018〕2号县政府关于印发《如东县政府合同档案管理暂行办法》的通知.pdf