各村(居)委会、各有关单位:
为规范建设项目工程档案管理,结合我镇实际情况,经镇党政班子会议研究同意,现将我镇建设项目工程档案管理工作的有关要求通知如下:
一、意义
建设项目工程档案是建设项目的重要组成部分,规范建设项目工程档案具有重要意义。在建设项目完成后,将建设项目相关资料装订成册归档,可以提高建设项目工程质量管理水平;可以解决建设项目档案缺失、杂乱、无序等现象;可以为项目验收、档案查询、资金审计等事项提供依据。
我镇建设项目多、资金大、工程情况复杂,建立建设项目工程档案具有必要性;通过制定建设项目工程档案内容,建立工程档案管理机制,具有可操作性,能够促使我镇所有建设项目工程管理水平再上新台阶,做到所有建设项目均有档可查,具有完整、规范的工程档案。
二、建设项目范围
本文所称建设项目指业主为洋中镇人民政府(含园区办、公路站、水利站、农技站、村建站、土地整理等)及下属兴凯城公司、绿洁环保公司、古韵洋中旅游公司等单位的所有工程建设项目(工程类),资金来源包括上级补助和乡镇自筹。
为便于实际管理,参照县发改局等7局《关于建设工程项目招投标管理工作的通知》(试行)(尤发改〔2019〕24号),按施工总金额划分为三个等级,(一)10万元及以下工程,采用工程档案材料简易归档;(二)10-50万元工程,30万元以上严格执行结算审核,工程档案基本归档;(三)50万元及以上工程,执行预算审核、工程监理、结算审核和资金审计等制度,工程档案完整归档。
三、建设项目档案归档程序及要求
(一)建设项目工程档案含建设项目立项、招标、施工、监理、验收、结算、资金审计等方面的资料。
(二)建设项目工程档案归档材料应一式两份,其中镇档案室一份(原件,加盖公章)、业务科室一份。
(三)建设项目工程档案归档前由业务部门按照清单进行审核,审核通过后装订成册,报镇档案室归档。
(四)镇档案室由政府办专人负责接收,接收时出具档案接收证明或接收材料清单,注明是否完整。
(五)镇档案室出借建设项目工程档案执行登记制度,注明出借人、出借人所在单位、时间、目的等。
四、其他事项
(一)为规范我镇工程项目验收,为提高验收水准及发挥专业人员技术水平,成立工程建设项目验收小组,验收小组成员由项目分管领导、镇财政所及项目所在部门等相关人员组成,验收时至少3名以上人员到位。
(二)验收结束后,验收小组根据实际情况出具《验收会议纪要》或《验收报告》,应包含工程概况、施工内容(清单)、工程检验及工程质量验收结果、存在问题及处理意见、工程交付及管护意见等,验收小组应在验收会议纪要或报告上签字。
(三)项目团队应按流程逐级审批《合同审核单》,同时负责督促施工单位按要求整理、提交工程档案,镇档案室出具档案接收证明前,项目尾款不得支付、付款发票不得签字,否则后果由相应人员自行承担。
本通知自2020年6月1日起施行,其中未结算项目按照本通知要求执行,已结算项目建议参照本通知尽快向镇档案室补齐建设项目工程档案,特殊工程另行规定。请各有关单位认真组织实施,各村(居)可参照本通知要求规范建设项目工程档案。
特此通知。
附件:1.建设项目合同审核单
2.建设项目工程档案清单
洋中镇人民政府
2020年5月7日