为进一步加强和规范学院档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定，结合我院实际提出如下意见：

一、充分认识做好学院档案管理工作的重大意义

学院档案是指在从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学院档案真实记录和反映了我院的历史，是全院师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是评估学院教育质量和管理水平，维护学院权益和保存学院历史的重要依据。

档案工作是学院建设和发展的一项重要基础性工作。随着学院的不断发展壮大，我院的档案管理工作取得了长足进步，在学院不同时期的建设和发展过程中，都做出了应有的贡献。但目前学院档案工作仍存在很多不足，如档案库房狭小，档案管理比较分散，管理体制尚不统一，部分档案的整理归档不够科学规范，存在归档不及时、档案资料遗失等情况。这些问题制约了学院档案管理水平的提高，急待进一步规范。加强档案管理工作对促进学院档案工作的规范化和标准化，提高档案工作水平，充分发挥档案的作用，更好地为学院各项工作和社会需求服务等具有重要意义。

二、认真做好档案的收集与归档工作

1.档案收集与归档的范围。学院档案参照高等学校档案分类，分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、人事等大类。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。具体收集范围参照《安徽文达信息工程学院档案归档范围与保管期限表》（见附件），主要包括：（1）学院党群、行政管理等部门在工作中形成的工作计划、总结、报告、统计报表、资料汇编、各类会议文件和记录以及上级机关与本院有关的文件材料。（2）学院在各层次教学、学生管理活动中形成的如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、校园文化、课堂教学、实践环节、招生就业等工作中产生的文件材料。（3）学院财务工作管理、会计核算、审计等活动中形成的会计凭证、报表、帐簿、工资册等。（4）学院基建管理和工程项目建设中所形成的立项、设计及设计基础材料、工程管理、施工、监理、竣工及竣工验收文件材料等。各种大型设备档案、资产档案、重要合同协议等。（5）学院在各类活动中产生的声像材料（照片、光盘、磁盘、录音带、录像带等），各期学报、院报，各类科研成果，以学院名义获得的各种获奖证书、奖杯、奖牌、材料、文件等。

2.档案收集与归档的时间。一是党政部门和按年度归档的单位，在次年4月底前归档。二是教学部门和按学年归档的单位，在次年10月底前归档。三是财会档案在财务部门存放1年后移交综合档案室。四是科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。五是重要会议、重大活动的文件材料和声像（照片、底片）材料，在会议活动结束后，由主办单位或承办人负责整理移交综合档案室归档。

3.档案收集与归档的要求。一是将档案的收集和归档纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。二是对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的材料，必须按照规定及时归档。三是单位撤销、合并和人员调整时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。四是在科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时，有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料进行审查归档。各部门要按规定将归档材料加以系统整理归档，经部门主管领导审阅后，按时向学院档案室移交。对未列入档案移交范围的各类辅助资料，各部门要根据本部门的工作实际，将其中对本部门工作有重要价值、反映本部门历史发展的资料妥善保管。对于干部档案等特殊档案，可根据实际需要归口业务主管部门管理。任何部门或个人不得以任何理由将归档材料据为己有或拒绝归档。

三、健全完善档案的查阅和利用工作

1.一般档案的查阅和利用。我院各单位人员查阅，持本人证件到学院档案室办理档案查阅登记手续后，说明利用档案的目的和范围，即可查阅；外单位来查阅档案，须持介绍信，经学院办公室主任审核、院领导批准，办理查阅登记手续后，方可查阅；我院学生查阅档案，须有学生处工作人员或辅导员陪同，经学生处领导批准，方可申请办理查阅手续。

2.机密档案、专业档案的查阅和利用。借阅人须经过院办主任、专业档案所属部门的负责人审批，院领导批准，方可查阅。凡涉及到学院机密和专利的档案，不对外开放。

3.档案的外借和复印。查阅档案原则上在档案借阅室内查阅，不外借。查阅档案一般不准复印，如确需复印或外借，须经有关部门负责人同意，院办主任审核、院领导批准，并办理相关登记手续。

四、规范档案的鉴定与销毁工作

1.学院成立档案鉴定工作小组。工作小组由院领导、院办主任、各部门分管档案工作的领导、学院档案室成员组成，其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。

2.学院档案保管期限分为永久、30年和10年。划定的原则是：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的档案，列为30年保存。凡在较短期内对学院工作有查考利用价值的档案，列为10年保存。两种保管期限之间的档案，一律从长划定。

3.档案销毁要按国家销毁档案的规定进行。对超过保管期限的档案材料进行销毁，必须经过学院档案鉴定小组的鉴定，并按照规定统一处理。

五、切实加强对档案管理工作的领导

1.健全领导体制。院办公室在院长领导下负责统一管理全院的各类档案，并对各部门及所属单位的档案业务进行指导、督促和检查。各教学单位、各部门必须明确一名负责人分管本单位档案工作，并指定专人（专职或兼职档案员）做好本部门档案材料的收集、整理和归档工作。各部门配备的专（兼）职档案工作人员，要认真履行档案工作岗位职责，熟悉并执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、学院档案管理规章制度。

2.完善和规范管理制度。要建立健全各项规章制度，在档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、电子文件归档管理、信息化等环节制定相应的管理规定。要从我院实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点，实现学院档案业务建设各环节的标准化、规范化、科学化，促进整体业务水平的提升，切实做到按规定接收、整理、保管和提供利用档案。各教学单位、各部门要根据学院要求，制定本部门的档案管理制度，把档案管理工作纳入日常工作的范畴。

3.健全工作机制。要做好档案各项基础工作，发挥档案在学院建设和发展中的作用，并按照规定向上级档案行政管理部门报送学院档案工作基本情况。要完善考核激励机制，定期检查各部门档案保管、移交情况，并做好记录，维护档案完整与安全。要积极建立研究机制，不断推动工作创新，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。