第一章 总则

第一条为保障我校重大科研项目的组织实施，规范和加强重大科研项目档案管理工作，充分发挥项目档案在科研管理、科学研究和科技成果转移转化等各项工作中的作用，依据《科学技术档案+工作条例》（国发〔1980〕302号）、《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》（国科发专〔2017〕348号），以及国家和中国科学院有关档案工作制度、规范，结合我校重大科研项目管理特点制定本细则。

第二条重大科研项目包括由我校牵头承担的各类重大科研项目，以及我校作为参与单位所承担的各类重大科研项目中单独立项的课题、子课题。

第三条重大科研项目档案是指在我校重大科研项目管理和科研活动中直接形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料、科学数据、照片、音视频、电子等各种形式和载体的原始记录。

第四条重大科研项目档案工作是重大科研项目管理的重要组成部分，应纳入重大科研项目管理相关规章制度和工作流程，实行“四同步”管理：

（一）下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；

（二）检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；

（三）验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；

（四）上报登记和评审奖励科技成果及科技人员职务评聘、岗位考核与档案部门出具科研项目（课题）归档情况证明同步；

第五条重大科研项目档案作为科学研究活动的原始记录，应全面真实反映项目管理和科研活动的全过程，充分呈现科技成果，必须按照“集中统一管理”的基本原则，确保完整、准确、系统、安全，以利于查询和开发利用。

第二章 管理职责

第六条学校是重大科研项目实施的责任主体。科研部负责确定学校重大科研项目范围，协调重大科研项目档案工作，建立信息沟通和部门联动机制，布置文件材料的收集工作，明确科研项目档案归档要求，协助上级主管部门，和档案馆共同组织完成项目档案的验收工作。

第七条学校档案馆负责重大科研项目档案工作的标准制定、业务指导、监督检查和组织验收。主要职责包括：

（一）制定重大科研项目档案工作规章制度和业务规范；

（二）建立重大科研项目档案工作体系，明确相关部门和人员的档案工作职责；

（三）负责对重大科研项目档案工作进行业务指导、培训和监督检查；

（四）协助上级档案管理部门和学校科研管理部门做好项目档案的验收工作；

（五）负责档案的接收进馆工作，建设档案信息资源库。

（六）为重大科研项目档案工作提供必要的条件保障。

第八条我校作为重大科研项目牵头（依托）单位的，项目负责人是重大科研项目实施的第一责任人，应设立项目办公室，明确专人负责项目档案工作，将项目档案工作同步纳入项目管理工作中，并协调解决档案工作中的重大问题。

项目办公室负责重大科研项目档案工作的具体实施，主要职责包括：在档案馆的指导下制定并落实项目档案工作业务规范，协同科研部、档案馆建立项目档案工作体系网络，负责项目档案的收集和整理，落实项目建档工作，检查督促所属课题的档案工作，会同学校档案馆对所属课题项目档案进行验收，并完成档案移交工作。

第九条我校作为重大科研项目所属课题承担单位的，课题负责人是课题档案归档的第一责任人，主要职责包括：

（一）执行重大科研项目档案工作制度、规范，负责所承担任务文件材料的收集、整理和归档；

（二）与各参与单位签订合同、协议时，应明确归档内容、质量要求、归档时间和违约责任；

（三）接受档案工作业务指导和监督检查；

（四）配合项目办和档案馆完成所承担任务的档案验收工作，移交档案材料。

第三章 立卷原则

第十条重大科研项目档案实行项目（课题）负责制，由项目（课题）负责人主持立卷归档。在项目科研活动开始时，建立科研部统筹、以项目负责人（项目办）和档案馆为核心、各课题承担单位及其参与单位相关人员共同组成的档案工作体系，从在职人员中指定专（兼）职档案员，负责科研文件材料的形成、积累和整理工作，以保证项目（课题）材料的齐全完整。

第十一条由几个单位合作完成的重大科研项目，按下列原则立卷归档：

（一）我校作为项目依托单位的，项目办公室在学校档案馆的指导下制定项目档案管理细则和归档范围，各课题承担单位遵照执行，开展建档工作，档案实体经验收后向学校档案馆移交保管。

（二）我校作为项目参与单位的，建档工作按照项目依托单位的工作规范执行，接受学校档案馆的业务指导和监督，档案实体经验收后向学校档案馆移交保管。

（三）如项目（课题）科研文件材料涉及合作单位权益的，则应在科研工作展开前以协议、合同或委托书的形式，明确项目（课题）科研文件材料的归属，协作单位应将所承担工作的档案目录提供给依托单位。

第十二条获得与项目（课题）预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的项目（课题），也应将所形成的全部技术文件材料归档。

第四章 归档范围和要求

第十三条重大科研项目文件材料归档范围参照《中国科学技术大学重大科研项目档案归档范围和保管期限参考表》（附件1）执行。如项目主管部门已制定归档范围和整理要求，则遵照其规定执行。

第十四条归档重点是科技成果文件、科研管理文件、研究过程文件（设计文件、技术配方、工艺参数、实验数据、测试记录等）以及照片、音视频、电子文件（数据）等特殊载体档案的收集。要重视获得国家和省部级奖励的科研成果的获奖材料整理归档工作。

第十五条重大科研项目文件材料的归档质量要求：

项目（课题）档案必须齐全完整、真实有效、整理系统、安全可用，符合国家相关规定和标准要求。档案应字迹清楚、图表整洁，图样、声音、影像清晰，电子文件应同纸质文件同步归档，做到真实有效。

具体要求详见《中国科学技术大学重大科研项目档案归档质量要求》（附件2）。

第十六条项目（课题）负责人应严格执行文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，对所承担任务形成档案的完整性、真实性负责。

第十七条重大科研项目文件材料的整理应遵循其形成规律，坚持“简化整理、深化检索”的原则，保持卷内文件的有机联系，便于档案保管和利用。案卷质量应符合gb／t11822

2009《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

第十八条涉密重大科研项目的档案工作，应严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《科学技术保密规定》和《实施科技重大专项的保密规定》等相关法规执行。

第五章 档案验收与移交

第十九条重大科研项目结题验收前，科研部要会同档案馆对该项目的立卷归档情况进行预验收，档案材料不完整的项目，不能参加正式验收。中国科学院实施的各类项目（课题）材料归档时，项目（课题）需填写中国科学院科研课题档案归档说明书（从档案馆主页下载），科研课题归档说明书内容和签字手续必须完备。

第二十条档案验收结果分为通过与不通过。通过验收的，验收组出具验收意见；未通过验收的，验收组出具整改备忘录，被验收单位限期进行整改，并向验收组织单位提交书面整改报告。项目档案整改后仍不符合验收要求的，不得通过项目总体验收。

第二十一条验收通过的项目（课题）档案，由项目办（课题组）在项目完成后两个月内，统一向档案馆移交。移交时填写重大科研项目档案移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份

查。

第六章 开放利用

第二十二条充分发挥重大科研项目档案的凭证作用和信息功能，做好跟踪服务，建立档案资源共享机制，切实加强重大科研项目档案的开发利用。

第二十三条利用馆藏重大科研项目档案，重大科研项目参与者持相关证件（证明）进行利用，非重大科研项目参与者借阅，需经项目（课题）负责人或学校科研部负责人同意后进行。

第二十四条档案利用者须履行登记手续，填写姓名、单位、利用档案的目的和内容等。归还时须由经办人员当面验收、注销。必要时需填写利用效果登记表。

第二十五条重大科研项目档案一般要求在档案馆内查阅和复制，特殊情况下借出档案馆使用必须由借档单位出具申请，负责人签字并签署承诺书方可办理，借出时间一般不超过三天。重要的、珍贵的重大科研项目档案，如需借出使用，必须同时经项目（课题）负责人或学校科研部负责人批准。借出档案，利用者应按期归还；档案人员如发现损坏或丢失，应及时写出书面报告，报学校按规定严肃处理。

第二十六条开发利用重大科研项目档案，不得违反国家有关知识产权保护和保密的法律规定。

第七章 附则

第二十七条本办法自印发之日起施行。

第二十八条本办法由科研部、档案馆负责解释。

附件1：

中国科学技术大学重大科研项目档案归档范围和保管期限参考表

附件2

中国科学技术大学重大科研项目档案归档质量要求

1.文件材料必须齐全完整，反映项目（课题）实施的全过程。

2.文件材料应为原始件，保持历史真迹，不得擅自修改、剪贴、伪造或事后补制，没有原件的归档复制件必须注明原件归属。

3.文字材料、图纸等必须与实物、实况相一致。

4.文件材料要注明作者与文件形成日期，内容明确，履行规定的签章手续。

5.文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得用铅笔、圆珠笔或复写纸书写，要求纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁，利于长远保存。

6.归档声像文件的质量要求：

6.1声音、影像应清晰，主题突出，具有代表性和典型性，能够客观、完整地反映活动的主要内容、人物和场景等。

6.2照片以jpg、tif等格式归档，音频以wav、mp3等格式归档，视频以mpg、mp4、flv、avi等格式归档。

6.3应选用一次写光盘、磁带、硬磁盘等作为载体存储，并保证载体的有效性。

7.归档电子文件真实性、可靠性、完整性、可用性的鉴定合格率应为100%。其格式和载体应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（gb/t 18894-2016）相关规定要求。