导读

每个月，总有那么30几天被deadline赶得喘不过气来——或许这就是现代人的通病吧？24小时，突然怎么算都不够用了。然而所幸现代人也有现代人的自我拯救方式，比如“时间管理”这门新“学问”的形成，以及它麾下一整套或许可以把你从死线边缘拯救回来的大杀器——现在就来开启拯救拖延癌患者之旅吧！

作者：顾嘉杨 编辑：白昱阳

一、你不一定需要gtd软件，但一定要懂时间管理方法

1、时间管理方法：适合自己的，就是最好的

几乎很少有人没听过gtd时间管理方法的鼎鼎大名，它是get things done的缩写，源自david allen撰写的同名著述。但同样没有多少人能说清楚gtd到底是怎样一种方法。在开始正题之前我想先举个小例子。

曾经和很多新手一样，我一咬牙买下昂贵的gtd软件，以为从此鸟枪换炮，所有的deadline都会被一扫而空（当然事后证明这是痴心妄想）。但当第二天我兴高采烈地和办公室中一位前辈交流时，她却直接笑说自己从没用过这种软件。她工作效率非常高，做事都井井有条，我本以为可以在gtd方面向她好好请教。恰恰相反，她说自己只用纸笔就够了。每天早上在便条贴上列出今天要完成的任务，然后一项项划去即可。

我愣了一会，争辩说这样不智能，不方便，没有提醒功能等等。

她还是笑着说：我没有那么多事情，每天在办公室能完成3-5项工作就很好了。至于日后的会议活动，在日历中标出即可。不需要用那么复杂的软件。

我愕然，觉得完全无法说服她使用这么高端的工具，殊为可惜。

后来我才明白，完全没有必要说服她。工具与方法是为人服务的。时间管理的方法，就是一个人生活的一部分。每个人都会有自己的生活习惯和方法，无法也不必做到一模一样。时间管理的方法与工具，适合自己的就是最好的。所以本文中谈的所有概念方法，也只是我个人的理解体会，并不一定和david allen的“经典”一致。你不必原样照搬，挑着有用的看一看就好。:)

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2、简介：什么是时间管理

2.1 概念

很简单：管好你时间的方法。

随着你越来越忙，你需要不断挤时间来完成各种任务。每每焦头烂额时你都会奇怪，时间都到哪里去了？所以你希望利用好时间，不让时间莫名其妙地溜走。

时间管理，就是安排好什么时候该做什么，不该做什么。

2.2 理念、方法与工具

上面说的概念当然太空泛了，在具体实施过程中，人们不断提出各种理念来指导工作。根据这些理念，每个人都可以形成自己的管理方法、流程和系统。另外，同样重要的是，人们发明了很多工具来帮助我们进行时间管理。比如日程表、任务清单、日历，还有各类软件（在app store搜索todo就能明白其数量之巨），比如omnifocus、things、wunderlist等。

3、gtd：理念与工具

gtd就是一种时间管理的理念。它的基本原则就是，清空你的大脑，依靠工具和系统来管理各种任务。其目的是让你轻松无压地持续工作，每次都能把精力集中在眼前一件事上。

3.1 常见的误区：让你活得更轻松，而非变成超人

这里必须强调一点，和所有时间管理方法一样，gtd并不能让你在一个小时内写完毕业论文，但却能让你在同时进行多项任务，比如毕业旅行、公司实习、学车的同时，提前有条不紊地完成毕业论文这一心头大患。换言之，gtd的意义不在于提高工作效率，让你的一天长达48小时，而是帮助你轻松地管理好各项任务，不再焦头烂额——当然客观上，轻松的心态会很大程度地提高效率。

特别申明这点，是因为现在有这样一种现象：有些工作狂天天熬夜、睡眠严重不足，以此换来光鲜充实的履历。人们往往会向他们投去崇拜的目光，问的问题也都是：上课如何不打瞌睡？如何科学地熬夜？笔者觉得这实在是本末倒置的做法。需要天天熬夜，不断压榨自己的时间，才能完成工作，这正是时间管理差的表现。对于以上问题，答案可能会奇招迭出，比如抹风油精，不让自己坐得太舒服等等，但这都是“术”的层面，是迫不得已时应急的技巧。毕竟没人喜欢没事干就刷夜。相反，时间管理让你在战略层面安排好时间，减少搞突击的情况。

图片来自新华网

3.2 你不一定需要工具，但必须了解理念

与其他理念一样，gtd可以有不同的方法和系统来执行，同时还有人们开发了为数众多的gtd工具和软件来帮助实施。那么回到开头的例子，你真的需要gtd吗？

我的答案是：你不一定需要使用gtd的工具，比如逼格似乎甚高的omnifocus。很多人运用纸笔加日历就能很好地安排日程工作。但是你的确有必要了解一下gtd的理念和方法。你会发现它是极具启发意义的，有助于改善自己的工作状态。事实上，“理念”本身就是很模糊的字眼，根本无法准确指出哪些原则是gtd，而什么不是。很多时候你在各处看到的时间管理文章，其实思想都源于gtd。

二、你需要哪种时间管理工具或软件？

1、根据工具进行三种分类

如上文所述，时间管理的理念不必死抱着gtd不放，形成适合自己的习惯与观念就好。但是涉及到使用的工具和软件，我们还是可以大致进行分类，以便你在首次开始前挑出趁手的兵器。需要说明的是，这个分类并不完全，亦不互斥。总是会有新工具冒出来，而且你也大可以在日后综合使用几种工具。

2、任务清单型

最简单的工具类型。我也称之为todo或list型。将所有任务都列在纸上，就是一个“任务清单”。最典型的代表就是ios系统自带的reminders（提醒事项），或是屡获褒奖的bbbbb、wunderlist。在app store中搜索“todo”或“do”可以看到更多选择。

ios平台的reminders界面截图

bbbbb界面截图

这类软件的主视图就是一张任务清单，一般会允许你拥有多个清单，以便归类不同的任务。完成任务后，勾掉相应的那条记录即可。

另一标志性特点是对单个任务无法添加太详细的信息，一般只能设置提醒时间、地点以及备注，无法设置到期时间（due time）。在接下去的文章中会详细解释，千万不要将“提醒时间”和“到期时间”混为一谈，两者实际上是todo类和gtd类工具的根本区别，直接影响了系统的复杂程度。

这类工具的优点就是简单快速。可以很方便地随时将点子、事项记录下来。但如果你每天要操心的事情较多，单子越写越长，这类工具就不适合你了——即便设置好所有提醒时间，你仍然不知道自己该专注在哪件事上，这个系统已无法单独支撑你管理好日程。

3、日历型

最传统和唾手可得的工具。除了你桌面上的日历本，你还可以用软件来协助管理。这类软件数不胜数，传统的outlook、苹果系统的日历、谷歌日历都可归于此类。另外移动平台上涌现了一大批此类优秀app，如calendars 5、cal、calendars+ by readdle以及fantastical等。

google calendar界面截图

calendars+ by readdle界面截图

这类软件的主视图就是日历，将所有事项添加到相应的日期中。起止时间是必须添加的属性，这也是其标志性特点。

这类工具适合日程安排相对固定的人士，比如每天的上课、会议、活动，这些都是有明确起止时间的，而且在此期间你一直处于该事项的工作状态中。如果你日程变化很大，时常会被加塞任务，拉去救火，那日历型工具就不太适合你，因为你已经无法按照日历安排来开展工作。

因此，起止时间（starting and ending time）也不同于到期时间（due time），因为该事件在起止时间内，将一直出现在你的日历中。但对于一篇一个月后要交（due time）的论文，你在这一个月中并不是一直只在写论文，你还在穿插着做很多其他事，日历视图严重干扰了你的专注。

4、gtd型

备受推崇的工具。但实际上，真正能称得上践行gtd原理的软件并不多。我所知道的移动平台的app只有omnifocus、things和doit.im。其中omnifocus是当之无愧的“王者”，从价格上也是。

omnifocus界面截图

这类工具的主视图没有定准。但一般都会包含以下功能部分：inbox, today, past, tomorrow, future, projects和contexts（不同软件的命名方式不同，但其工作原理是一样的）。每项任务都会包含多重属性，比如projects、due time、contexts，因而你可以根据项目、到期时间和环境（contexts）来筛选、找到相应任务。其中contexts属性可以包含各类信息，如开展任务的地点、任务相关人员等。关于gtd的使用，将在以后的文章中一一展开，不再赘述。事实上，gtd——或者宽泛地说——时间管理是个日渐精进的过程，allen甚至专门写了本书来阐述，笔者在此也只能说是分享个人体会，欢迎交流:)

如果你发现任务清单和日历已无法满足你的管理需要，那我极力推荐你试一试gtd工具。不管你从事什么行业，运用在什么场合，gtd工具都能帮助繁忙的你理清头绪，轻松应对。因为工作和生活的界限越来越模糊，你可能听着一场无聊的演讲，心里还想着要给上司打个电话，一会还要给家里的孩子买奶粉，而此时老同学突然约你晚上吃个饭。omnifocus可能太贵昂贵和复杂，可以先试试免费的doit.im。

5、几点说明

以上的三分法仅作参考。正如上文所言，很多时候你需要综合运用这些工具。而且这种情况也在工具中体现出来，很多软件添加上了其他类别的功能。比如fantastical允许你在相应日期下添加todo list，而omnifoucs的forecast视图下，还整合了系统日历的信息。尽管边界已经模糊，但为叙述方便，我们仍按其标志性特点进行了分类。

同一种方法，可以用不同的工具。适合你的工具才是最好的，但我当然推荐你至少试用一下相应类别中最好的软件，而不是仅仅用纸笔。纸笔有其好处，但是软件，尤其是移动端的app易于保存、分享、携带，且更为智能方便。你不能指望一张白纸能够自动提醒你该写邮件了。借用gtd的理念，借用智能的工具和系统，减轻大脑的负荷。

三、如何开始时间管理？

好了，我们假设你现在已经挑好了工具。那就开始吧 🙂

1、启动门槛越低越好

不要花费太多时间在准备工作上，否则你好不容易攒起来的精力和勇气都会在开始前即被消耗殆尽。

你只需要一支笔，一张白纸。或者在电脑上新建一个空白文档。

2、清空：把头脑中的所有想法倒在纸上

如前所述，你觉得自己忙乱不堪，晕头转向，脑子都快炸了。你显然无法瞬间将大脑扩容，而在一个转不过身的房间里是无法进行打扫的。所以为了让大脑正常运转，你需要腾出些空间来——把头脑中一直端着的事情，全部转移到纸上。

这一步强调的是事无巨细的穷尽。像头脑风暴一样，把你想到的所有待办事项——大到考驾照、面试、出差，小到回家路上给自己买点水果——全部写下来。不必计较形式，随便写。

图片来自网络

为了穷尽，可以使用一定的分类或顺序逻辑进行回忆。比如学习、工作、生活，或是明天从早到晚，或是家里、地铁里、办公室里，分别有什么任务。

还有种“面向对象”的方法可供参考。在王坚的《结网：改变世界的互联网产品经理》一书中，张小龙向他介绍了这种方法。将某件事务抽象成对象，只考虑所有与其有关的操作方法。比如你刚刚戴上牙齿矫正器（让我们在这里称之为牙套），有一系列麻烦的工作要做。那么围绕牙套思考即可：每餐后的清洗、每日两次漱口水漱口、定期调整、医生提醒的注意事项等。

当你确信已将所有事项写在纸上，这时你就得到了一张完整的任务清单。你的单子肯定满满当当，让你深吸一口气暗下决心要好好努力不能再浪费时间出去浪了。但另一方面，你会感到十足的轻松。你确信已经清空了大脑，你相信眼前的这份清单，那么剩下的事情就再清晰不过了：开始工作，把任务一项一项勾掉。

顺便说一句，这个异常有效的方法适用于任何一团乱麻、手足无措的情形，而且比任何酒精、美食，或者朋友的安慰更有用，因为所有的麻烦到头来还是要你自己捡起来解决。

3、组织归类，添加信息

3.1 时间或项目分类

光有任务本身是不够的，你需要更多的信息来帮助你决定如何安排这些任务，比如时间和项目分类。在不同的工具中，你可以使用不同方法来记录这些信息。对于todo类工具而言，用提醒时间来记录时间，而项目分类则对应不同的清单list；在日历类工具中，可以记录有明确起止时间的事件。但对于只有deadline的任务（比如在一个月内完成一份报告），很多人选择将该任务记录在到期的当天。这并不是一种聪明的做法，很容易就忘了这茬，除非你没事就把自己的日历都翻一遍。很多日历都已添加了分类标签功能以记录项目信息；gtd工具可以很方便地添加到期时间和项目分类，但仍应该将固定的日程交给日历来管理。在以后的文章中，我们将解释几种工具的搭配使用。

对于自己想要完成的目标，建议设定一个相当宽松的时间，确保自己能够按时完成。定计划时豪情万丈，以为自己连刷两天夜就能完成，结果实施未半就被各种杂事拖了整整一个月，这对于时间管理是很忌讳的事。不能按时完成任务会严重影响自信心和执行效率。

3.2 添加优先级

几乎没有一款软件会遗漏这一点，确定优先级的确曾是时间管理的重要手段。但正如david allen在其书中指出的，确定任务的优先级越来越难。在实际使用“优先级”功能的过程中，笔者的体会是，它对于搜索、排序、执行都帮助不大，我从来不敢怠慢优先级较低的任务。

4、深挖信息，连接任务（适用于gtd）

这一步仅适用于gtd软件。你还可以深挖更多信息，帮助你更好地组织管理这些任务。

首先是相同项目内，不同任务间的从属关系。omnifocus提供了无限嵌套的功能，可以方便地将某一任务转为另一个的子任务。这样做的好处是便于检索，一目了然。尤其是当你用面向对象的方法想出一系列任务时，这一功能允许你专注在对象本身，而不会被其背后的十项子任务吓晕。

其次是连接有相关点的任务。以omnifoucs的contexts功能为例（中文版将其译为“上下文”，实在是文不达意），你可以根据自己的工作环境创建几个固定的关键词，例如老板，同事a。可能在“工作”项目下，你需要给同事a发去ppt材料，在“生活琐事”项目下，你要记得把上次向同事a借的雨伞还给他。那么你可以给这两项任务都加上“同事a”的contexts。当你见到同事a却怎么也想不起来有什么任务时，就可以向contexts求助。没错，好处就是一次搞定，免得多跑。:)

好了，到这里为止，你已经开始了时间管理的第一步，这是一个永无止境的领域，尽情探索吧。我也没法给你一本使用说明书，在接下去的文章中，我将一一自己的心得和技巧。

封面图片来源于网络

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