导读
每个月,总有那么30几天被deadline赶得喘不过气来——或许这就是现代人的通病吧?24小时,突然怎么算都不够用了。然而所幸现代人也有现代人的自我拯救方式,比如“时间管理”这门新“学问”的形成,以及它麾下一整套或许可以把你从死线边缘拯救回来的大杀器——现在就来开启拯救拖延癌患者之旅吧!
作者:顾嘉杨 编辑:白昱阳
一、你不一定需要gtd软件,但一定要懂时间管理方法
1、时间管理方法:适合自己的,就是最好的
几乎很少有人没听过gtd时间管理方法的鼎鼎大名,它是get things done的缩写,源自david allen撰写的同名著述。但同样没有多少人能说清楚gtd到底是怎样一种方法。在开始正题之前我想先举个小例子。
曾经和很多新手一样,我一咬牙买下昂贵的gtd软件,以为从此鸟枪换炮,所有的deadline都会被一扫而空(当然事后证明这是痴心妄想)。但当第二天我兴高采烈地和办公室中一位前辈交流时,她却直接笑说自己从没用过这种软件。她工作效率非常高,做事都井井有条,我本以为可以在gtd方面向她好好请教。恰恰相反,她说自己只用纸笔就够了。每天早上在便条贴上列出今天要完成的任务,然后一项项划去即可。
我愣了一会,争辩说这样不智能,不方便,没有提醒功能等等。
她还是笑着说:我没有那么多事情,每天在办公室能完成3-5项工作就很好了。至于日后的会议活动,在日历中标出即可。不需要用那么复杂的软件。
我愕然,觉得完全无法说服她使用这么高端的工具,殊为可惜。
后来我才明白,完全没有必要说服她。工具与方法是为人服务的。时间管理的方法,就是一个人生活的一部分。每个人都会有自己的生活习惯和方法,无法也不必做到一模一样。时间管理的方法与工具,适合自己的就是最好的。所以本文中谈的所有概念方法,也只是我个人的理解体会,并不一定和david allen的“经典”一致。你不必原样照搬,挑着有用的看一看就好。:)
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2、简介:什么是时间管理
2.1 概念
很简单:管好你时间的方法。
随着你越来越忙,你需要不断挤时间来完成各种任务。每每焦头烂额时你都会奇怪,时间都到哪里去了?所以你希望利用好时间,不让时间莫名其妙地溜走。
时间管理,就是安排好什么时候该做什么,不该做什么。
2.2 理念、方法与工具
上面说的概念当然太空泛了,在具体实施过程中,人们不断提出各种理念来指导工作。根据这些理念,每个人都可以形成自己的管理方法、流程和系统。另外,同样重要的是,人们发明了很多工具来帮助我们进行时间管理。比如日程表、任务清单、日历,还有各类软件(在app store搜索todo就能明白其数量之巨),比如omnifocus、things、wunderlist等。
3、gtd:理念与工具
gtd就是一种时间管理的理念。它的基本原则就是,清空你的大脑,依靠工具和系统来管理各种任务。其目的是让你轻松无压地持续工作,每次都能把精力集中在眼前一件事上。
3.1 常见的误区:让你活得更轻松,而非变成超人
这里必须强调一点,和所有时间管理方法一样,gtd并不能让你在一个小时内写完毕业论文,但却能让你在同时进行多项任务,比如毕业旅行、公司实习、学车的同时,提前有条不紊地完成毕业论文这一心头大患。换言之,gtd的意义不在于提高工作效率,让你的一天长达48小时,而是帮助你轻松地管理好各项任务,不再焦头烂额——当然客观上,轻松的心态会很大程度地提高效率。
特别申明这点,是因为现在有这样一种现象:有些工作狂天天熬夜、睡眠严重不足,以此换来光鲜充实的履历。人们往往会向他们投去崇拜的目光,问的问题也都是:上课如何不打瞌睡?如何科学地熬夜?笔者觉得这实在是本末倒置的做法。需要天天熬夜,不断压榨自己的时间,才能完成工作,这正是时间管理差的表现。对于以上问题,答案可能会奇招迭出,比如抹风油精,不让自己坐得太舒服等等,但这都是“术”的层面,是迫不得已时应急的技巧。毕竟没人喜欢没事干就刷夜。相反,时间管理让你在战略层面安排好时间,减少搞突击的情况。
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3.2 你不一定需要工具,但必须了解理念
与其他理念一样,gtd可以有不同的方法和系统来执行,同时还有人们开发了为数众多的gtd工具和软件来帮助实施。那么回到开头的例子,你真的需要gtd吗?
我的答案是:你不一定需要使用gtd的工具,比如逼格似乎甚高的omnifocus。很多人运用纸笔加日历就能很好地安排日程工作。但是你的确有必要了解一下gtd的理念和方法。你会发现它是极具启发意义的,有助于改善自己的工作状态。事实上,“理念”本身就是很模糊的字眼,根本无法准确指出哪些原则是gtd,而什么不是。很多时候你在各处看到的时间管理文章,其实思想都源于gtd。
二、你需要哪种时间管理工具或软件?
1、根据工具进行三种分类
如上文所述,时间管理的理念不必死抱着gtd不放,形成适合自己的习惯与观念就好。但是涉及到使用的工具和软件,我们还是可以大致进行分类,以便你在首次开始前挑出趁手的兵器。需要说明的是,这个分类并不完全,亦不互斥。总是会有新工具冒出来,而且你也大可以在日后综合使用几种工具。
2、任务清单型
最简单的工具类型。我也称之为todo或list型。将所有任务都列在纸上,就是一个“任务清单”。最典型的代表就是ios系统自带的reminders(提醒事项),或是屡获褒奖的bbbbb、wunderlist。在app store中搜索“todo”或“do”可以看到更多选择。
ios平台的reminders界面截图
bbbbb界面截图
这类软件的主视图就是一张任务清单,一般会允许你拥有多个清单,以便归类不同的任务。完成任务后,勾掉相应的那条记录即可。
另一标志性特点是对单个任务无法添加太详细的信息,一般只能设置提醒时间、地点以及备注,无法设置到期时间(due time)。在接下去的文章中会详细解释,千万不要将“提醒时间”和“到期时间”混为一谈,两者实际上是todo类和gtd类工具的根本区别,直接影响了系统的复杂程度。
这类工具的优点就是简单快速。可以很方便地随时将点子、事项记录下来。但如果你每天要操心的事情较多,单子越写越长,这类工具就不适合你了——即便设置好所有提醒时间,你仍然不知道自己该专注在哪件事上,这个系统已无法单独支撑你管理好日程。
3、日历型
最传统和唾手可得的工具。除了你桌面上的日历本,你还可以用软件来协助管理。这类软件数不胜数,传统的outlook、苹果系统的日历、谷歌日历都可归于此类。另外移动平台上涌现了一大批此类优秀app,如calendars 5、cal、calendars+ by readdle以及fantastical等。
google calendar界面截图
calendars+ by readdle界面截图
这类软件的主视图就是日历,将所有事项添加到相应的日期中。起止时间是必须添加的属性,这也是其标志性特点。
这类工具适合日程安排相对固定的人士,比如每天的上课、会议、活动,这些都是有明确起止时间的,而且在此期间你一直处于该事项的工作状态中。如果你日程变化很大,时常会被加塞任务,拉去救火,那日历型工具就不太适合你,因为你已经无法按照日历安排来开展工作。
因此,起止时间(starting and ending time)也不同于到期时间(due time),因为该事件在起止时间内,将一直出现在你的日历中。但对于一篇一个月后要交(due time)的论文,你在这一个月中并不是一直只在写论文,你还在穿插着做很多其他事,日历视图严重干扰了你的专注。
4、gtd型
备受推崇的工具。但实际上,真正能称得上践行gtd原理的软件并不多。我所知道的移动平台的app只有omnifocus、things和doit.im。其中omnifocus是当之无愧的“王者”,从价格上也是。
omnifocus界面截图
这类工具的主视图没有定准。但一般都会包含以下功能部分:inbox, today, past, tomorrow, future, projects和contexts(不同软件的命名方式不同,但其工作原理是一样的)。每项任务都会包含多重属性,比如projects、due time、contexts,因而你可以根据项目、到期时间和环境(contexts)来筛选、找到相应任务。其中contexts属性可以包含各类信息,如开展任务的地点、任务相关人员等。关于gtd的使用,将在以后的文章中一一展开,不再赘述。事实上,gtd——或者宽泛地说——时间管理是个日渐精进的过程,allen甚至专门写了本书来阐述,笔者在此也只能说是分享个人体会,欢迎交流:)
如果你发现任务清单和日历已无法满足你的管理需要,那我极力推荐你试一试gtd工具。不管你从事什么行业,运用在什么场合,gtd工具都能帮助繁忙的你理清头绪,轻松应对。因为工作和生活的界限越来越模糊,你可能听着一场无聊的演讲,心里还想着要给上司打个电话,一会还要给家里的孩子买奶粉,而此时老同学突然约你晚上吃个饭。omnifocus可能太贵昂贵和复杂,可以先试试免费的doit.im。
5、几点说明
以上的三分法仅作参考。正如上文所言,很多时候你需要综合运用这些工具。而且这种情况也在工具中体现出来,很多软件添加上了其他类别的功能。比如fantastical允许你在相应日期下添加todo list,而omnifoucs的forecast视图下,还整合了系统日历的信息。尽管边界已经模糊,但为叙述方便,我们仍按其标志性特点进行了分类。
同一种方法,可以用不同的工具。适合你的工具才是最好的,但我当然推荐你至少试用一下相应类别中最好的软件,而不是仅仅用纸笔。纸笔有其好处,但是软件,尤其是移动端的app易于保存、分享、携带,且更为智能方便。你不能指望一张白纸能够自动提醒你该写邮件了。借用gtd的理念,借用智能的工具和系统,减轻大脑的负荷。
三、如何开始时间管理?
好了,我们假设你现在已经挑好了工具。那就开始吧 🙂
1、启动门槛越低越好
不要花费太多时间在准备工作上,否则你好不容易攒起来的精力和勇气都会在开始前即被消耗殆尽。
你只需要一支笔,一张白纸。或者在电脑上新建一个空白文档。
2、清空:把头脑中的所有想法倒在纸上
如前所述,你觉得自己忙乱不堪,晕头转向,脑子都快炸了。你显然无法瞬间将大脑扩容,而在一个转不过身的房间里是无法进行打扫的。所以为了让大脑正常运转,你需要腾出些空间来——把头脑中一直端着的事情,全部转移到纸上。
这一步强调的是事无巨细的穷尽。像头脑风暴一样,把你想到的所有待办事项——大到考驾照、面试、出差,小到回家路上给自己买点水果——全部写下来。不必计较形式,随便写。
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为了穷尽,可以使用一定的分类或顺序逻辑进行回忆。比如学习、工作、生活,或是明天从早到晚,或是家里、地铁里、办公室里,分别有什么任务。
还有种“面向对象”的方法可供参考。在王坚的《结网:改变世界的互联网产品经理》一书中,张小龙向他介绍了这种方法。将某件事务抽象成对象,只考虑所有与其有关的操作方法。比如你刚刚戴上牙齿矫正器(让我们在这里称之为牙套),有一系列麻烦的工作要做。那么围绕牙套思考即可:每餐后的清洗、每日两次漱口水漱口、定期调整、医生提醒的注意事项等。
当你确信已将所有事项写在纸上,这时你就得到了一张完整的任务清单。你的单子肯定满满当当,让你深吸一口气暗下决心要好好努力不能再浪费时间出去浪了。但另一方面,你会感到十足的轻松。你确信已经清空了大脑,你相信眼前的这份清单,那么剩下的事情就再清晰不过了:开始工作,把任务一项一项勾掉。
顺便说一句,这个异常有效的方法适用于任何一团乱麻、手足无措的情形,而且比任何酒精、美食,或者朋友的安慰更有用,因为所有的麻烦到头来还是要你自己捡起来解决。
3、组织归类,添加信息
3.1 时间或项目分类
光有任务本身是不够的,你需要更多的信息来帮助你决定如何安排这些任务,比如时间和项目分类。在不同的工具中,你可以使用不同方法来记录这些信息。对于todo类工具而言,用提醒时间来记录时间,而项目分类则对应不同的清单list;在日历类工具中,可以记录有明确起止时间的事件。但对于只有deadline的任务(比如在一个月内完成一份报告),很多人选择将该任务记录在到期的当天。这并不是一种聪明的做法,很容易就忘了这茬,除非你没事就把自己的日历都翻一遍。很多日历都已添加了分类标签功能以记录项目信息;gtd工具可以很方便地添加到期时间和项目分类,但仍应该将固定的日程交给日历来管理。在以后的文章中,我们将解释几种工具的搭配使用。
对于自己想要完成的目标,建议设定一个相当宽松的时间,确保自己能够按时完成。定计划时豪情万丈,以为自己连刷两天夜就能完成,结果实施未半就被各种杂事拖了整整一个月,这对于时间管理是很忌讳的事。不能按时完成任务会严重影响自信心和执行效率。
3.2 添加优先级
几乎没有一款软件会遗漏这一点,确定优先级的确曾是时间管理的重要手段。但正如david allen在其书中指出的,确定任务的优先级越来越难。在实际使用“优先级”功能的过程中,笔者的体会是,它对于搜索、排序、执行都帮助不大,我从来不敢怠慢优先级较低的任务。
4、深挖信息,连接任务(适用于gtd)
这一步仅适用于gtd软件。你还可以深挖更多信息,帮助你更好地组织管理这些任务。
首先是相同项目内,不同任务间的从属关系。omnifocus提供了无限嵌套的功能,可以方便地将某一任务转为另一个的子任务。这样做的好处是便于检索,一目了然。尤其是当你用面向对象的方法想出一系列任务时,这一功能允许你专注在对象本身,而不会被其背后的十项子任务吓晕。
其次是连接有相关点的任务。以omnifoucs的contexts功能为例(中文版将其译为“上下文”,实在是文不达意),你可以根据自己的工作环境创建几个固定的关键词,例如老板,同事a。可能在“工作”项目下,你需要给同事a发去ppt材料,在“生活琐事”项目下,你要记得把上次向同事a借的雨伞还给他。那么你可以给这两项任务都加上“同事a”的contexts。当你见到同事a却怎么也想不起来有什么任务时,就可以向contexts求助。没错,好处就是一次搞定,免得多跑。:)
好了,到这里为止,你已经开始了时间管理的第一步,这是一个永无止境的领域,尽情探索吧。我也没法给你一本使用说明书,在接下去的文章中,我将一一自己的心得和技巧。
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