许昌学院实验室与设备管理处合同档案管理制度（暂行）
为维护许昌学院的合法权益，提高实验室与设备管理处合同签订和档案管理水平，逐步实现合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
第一、合同签订
一、签订合同必须遵守国家的法律、政策及相关规定。
二、合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本；合同内容必须依照招标采购文件及中标方投标文件中内容书写。
三、签订合同必须贯彻“协商一致”原则；对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确；加强对合同信息安全保密工作。
第二、合同审签
一、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
二、合同审批（合同审签表）流程如下：
1、使用单位审核签字。
2、归口部门领导审核签字。
3、审计处审核签字。
4、合同金额超过10万元的，归口部门主管领导审核签字；合同金额超过30万元的，需要法制办公室领导审核签字后再由归口部门主管领导审核签字。
5、所有部门审核签字后，带合同和合同审签表到党政办公室盖章（合同专用章）。
第三、档案管理
一、设备管理科按照合同编号建立合同档案。
二、档案内容包括：立项材料、采购申请、招投标文件、合同审签表、合同、货物变更材料、进口货物报关单（免税证明）、验收报告。
三、对每年的合同档案进行备份汇总成册管理。
四、对于档案的外借，学校二级单位要出具借阅手续。
五、将保存超过两年的合同档案材料整理完毕后，移交至学校档案馆保存。
实验室与设备管理处
2019年3月
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