当未来存在着数个可能的选项时,假定是一种用以处理不确定性的方式。最简单的假定形式,就是将某一个选项视为正确而其它选项皆不会发生下决定继续进行。例如,我们可能会假定供货商将准时交货、或我们的顾客会在两周内签订所有同意书、或项目团队的所有关键成员在项目过程中皆会继续待在团队中;但是如果我们的假定错了会发生什么事呢?在大部分的情况下,错误的假定会导致项目发生问题,因为我们通常倾向于假定事情会如我们所希望般的发生。
当然,并不是所有的假定都相同重要,有些假定既使证实是错误的,却也不会对整体项目造成显著的影响,然而有些后果却会非常严重。好在有一个简单的程序可以测试有风险的假定会造成的影响,并且在必要时可以将其涵盖于风险程序中,每一个假定皆可写成一个简单的若…则叙述,其形式如下:
若此一假定被证明是错的, 则其对项目的影响为…
若的这一方测试这个假定不安全的可能性, 则的这一方测试其是否重要。另一种描述方式为,将若之后的陈述视为反映其机率,而则之后的陈述是关于其冲击,机率与冲击构成了风险的两个向度。这个简单的方法可用以将项目假定转换成风险,当一个假定被评估为可能错误且/或其可能对一个或多个项目目标有显著影响时,这个假定应该被认定为可能的风险。
这种假定分析是一种用以发现项目相关风险非常有效的方式,因为他指出了对给定项目的特定假定,然而这个技术有以下两种危险:
1. 这项技术的第一个弱点是只能考虑明显的假定,这些假定皆为有意地建立且被公开讨论过的,然而许多我们每天都用到的不明显或隐藏的假定,其中有些风险是很高的。
2. 其次,这个方法仅倾向于辨识负面的风险或威胁,即某特定假定被证明为错误时会导致项目出问题的;然而假定分析在辨识机会上并不好用,因为我们大部分的假定都是乐观的。
第一项缺点可以用一种较易于辨识与记录假定的方法来克服,就是让一个不属于项目成员之独立人士挑战项目中的既成想法,而为了使这个方法完全有效,假定之分析必须充分公开。
对于机会的辨识而言,此项技术可以引伸至指出并挑战限制。限制是指项目可以或不可以执行、为何项目必须继续或绝不可继续的条件,然而这些限制条件第一次出现时可能尚未确定,有些甚至是假定的限制条件;事实上,某些限制可能可以放宽甚至完全移除,这些假定可以用揭露威胁之相同方法来测试,类似的若…则测试可以应用在限制上以辨识机会:
若此一限制可以放宽或移除, 则对项目的影响为…
除了建立对未来的假定,或接受已知的限制是无法改变的之外,准备好挑战假定与限制可以揭露显著的威胁与机会,然后便可以经由风险程序应付之。