商政办发〔2014〕18号

商州区人民政府办公室

关于做好政府合同资料管理工作的通知

各镇人民政府、街道办事处，区政府各工作部门、事业机构：

为了认真落实《商洛市政府合同管理办法》（商政发〔2014〕6号），切实规范政府合同资料管理工作，有效防范合同风险和纠纷，维护政府的合法权益和社会公共利益，经区政府同意，现就做好政府合同资料管理工作通知如下：

一、认真做好政府合同资料的收集归档。政府合同资料是政府合同签订、履行、变更、转让、终止以及审查、监督等一系列行为的真实记录和客观反映，主要包括：合同正式文本、补充合同；合同相对方的资产、信用、履约能力等情况的材料；合同谈判、协商材料；合同订立的依据、批准文件；合法性审查意见；合同履行中发生争议的往来函件；法院裁判文书、仲裁机构裁决文书、调解文书；合同变更、中（终）止和解除的有关资料；其它应当存档的相关资料等。各镇政府、办事处及其部门应当采取有效措施加强政府合同资料的管理，按照一合同一档案的要求，完善合同资料内容，对于内容缺失损坏的，及时进行弥补，保证合同档案资料存放质量。以区、镇政府和办事处为一方当事人的合同，在履行完毕后，承办单位应当及时整理相关材料，移交同级政府法制机构归档；以政府部门名义签订的合同，由部门立卷归档保管，严禁任何个人以任何理由私自留存政府合同资料。为了使政府合同档案资料便于管理、查找和使用，有关单位要重视建立政府合同资料电子文档，并将纸质档案与电子文档一起归档、一起管理，确保政府合同资料齐全完整。

二、建立健全政府合同资料管理制度。区、镇政府及其部门要建立健全政府合同档案资料收集、保管、借阅、移交等工作制度，加强合同档案规范化管理。严格落实政府合同备案制度，经区、镇政府法制机构审查的政府合同，承办部门应在政府合同签订后10日内，向同级政府法制机构报送备案。报送备案时，应当提交备案报告、备案说明、合同、协议或意向书原件及复印件、合法性审查意见书、会议纪要等与合同有关的文件材料等。备案报告应当载明合同名称、合同当事人、签订时间、报备时间、报备机关等内容，并加盖报备单位印章。备案说明应当包括合同的主要内容、合法性审查、招投标、集体讨论、负责人签署等情况和其他需要说明的问题等。要建立政府合同报告制度，合同承办单位应于每年12月底前，将本年度承办的以政府名义签订的所有合同目录以及履行、解除或履行完毕等有关情况书面报送区政府法制局。

三、切实加强政府合同资料管理工作的指导。各单位要高度重视和加强政府合同资料管理工作，严格按照《商洛市政府合同管理办法》的规定签订、履行合同，认真做好政府合同审查备案和资料管理，保证合同合法、有效。区政府将政府合同管理工作纳入全区依法行政年度目标责任考核的内容，实行考核奖惩。区政府法制局要加强对政府合同资料收集、整理和归档工作的业务指导，确保政府合同资料的完整，并适时对政府合同的起草、审查、签订、备案、履行、归档等情况进行检查，对不落实有关规定、不履行工作职责、造成不良影响的镇、办和部门，给予通报批评；造成严重后果的，依照有关规定追究相关单位领导及工作人员的责任。

附件：1.政府合同备案报告文本格式

2.政府合同备案说明文本格式

商州区人民政府办公室

2014年3月4日

附件1：

政府合同备案报告文本格式

关于《xxxx合同》的备案报告

xxx人民政府法制局：

现将我局（委）xx年xx月xx日与xxx (对方当事人)签订的《xxxx合同》及有关材料报请备案。

附件：1.备案说明

2.合同文本或意向书文本复制件

3.合同合法性审查意见书复制件

4.会议纪要等与合同有关文件材料复制件

（报备单位印章）

xx年xx月xx日

附件2：

政府合同备案说明文本格式

关于《xxxx合同》的备案说明

xxx人民政府法制局：

现就报备的《xxxx合同》有关情况说明如下：

一、合同内容说明

主要包括：合同当事人主体资格、资质、信用、履约能力等情况核实说明，自身的履约能力说明，合同是否采用格式文本的说明，合同延续情况以及其他需要说明的内容。

二、合同签订程序说明

对招投标、专家论证、合法性审查、集体讨论、负责人签署等主要程序作出说明。

可表述为：x月x日至x日，进行招投标程序。x月x日至x日由xxx专家进行论证（或者征求了xxx专家意见），提出意见建议x条（或没有意见），采纳x条，不采纳的理由是xx。x月x日经过本单位负责人集体讨论，由xxx、xxx参加。x月x日至x日由政府法制局进行了合法性审查，x月x日由本单位主要负责人或其授权的负责人xxx签署。

三、其他说明