第一章报价人须知

一、项目说明

项目单位：广州市黄埔区政务服务数据管理局（广州开发区行政审批局）。

项目名称：广州市黄埔区政务服务数据管理局（广州开发区行政审批局）2023年度档案整理及数字化服务项目。

项目地点：广州市黄埔区政务服务数据管理局（广州开发区行政审批局）指定地点。

项目内容：对广州市黄埔区政务服务数据管理局（广州开发区行政审批局）近年形成的文书档案、规划档案、审查中心档案、依申请公开档案和巡查档案等进行规范化整理、著录和数字化工作，主要工作包括各类纸质档案的整理、分类、筛选、鉴定、排序、归档和组卷、纸质档案扫描、目录著录、目录打印、档案装盒和质量检查等工作；并提供相应类型和数量的档案盒。

服务期限：12个月。

最高限价：人民币37.9575万元以内。

承包方式：综合总价包干。

其他说明：合同价款为完成我局2023年12月以前所有室存档案整理及数字化服务的综合总价包干（服务内容详见第二章项目需求部分，室存档案数量以局内处室提供的数量为准）。若实际完成数量超出工作预估量，所产生的费用由报价单位承担，询价单位不再另外支付费用；若实际完成数量未达工作预估量，最终合同价款以实际完成数量进行结算。

二、报价人资格要求

（一）报价单位必须是国内合法注册的法人或其他组织，以分公司名义报价的必须由具有法人资格的总公司授权，需具有独立承担民事责任的能力（报价时提交有效的营业执照或社会组织登记证书或事业单位法人证书副本复印件）；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（报价人需提递交财务状况报告或出具承诺函）；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（包括但不限于应具有档案整理所需设备和技术水平等，报价人需提供含设备清单、服务团队资质等情况说明）；

（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供报价截至目前6个月内连续3个月依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料。如依法免税或不需要缴纳社会保障资金的，提供相应证明材料）；

（五）参加询价前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（提供书面声明或承诺函）；

（六）已在档案行政管理部门备案，且业务范围中含“档案整理”或“档案管理”（报价人需提供备案证明材料）；

（七）本项目不接受联合体报价、报价人中标后不得分包、转包（提供承诺函）；

（八）报价单位未被列入“信用中国”网站（）以下任何记录名单之一：

1.失信被执行人；

2.重大税收违法案件当事人名单；

3.政府采购严重违法失信行为，同时，不处于中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间（以评审当天在“信用中国”网站及中国政府采购网查询结果为准，如相关失信记录已失效，报价人需提供相关证明资料）。

三、报价文件

（一）内容

1.报价单位情况介绍；

2.营业执照或事业单位法人证书、组织机构代码证复印件；

3.法定代表人证明书；

4.法定代表人授权委托书；

5.报价书（含各项服务内容单价明细）；

6.报价单位认为有必要提交的其他资料。

7.上述所有材料必须真实，提交复印件的须加盖公章；“三证合一”的营业执照，则不需要提供税务登记证和组织机构代码证。

（二）报价要求

1.报价单位应按“报价文件格式”的要求填写。

2.要求报价单位一次性报出不得更改的价格，其中文书档案的报价不得超过12元/件，会计凭证的报价不得超过12元/卷，会计报表和会计账簿的报价不得超过33元/卷，纸质档案扫描（纸质文件按a4幅面计，如则a3=2页a4，以此类推）的报价不得超过0.6元/页。

3.报价单位应仔细阅读询价文件的所有内容，按照询价文件的要求提供报价文件，并保证所提供的全部资料的真实性和有效性，遵循诚实信用的原则，一经发现有虚假行为或恶意低价行为的，将取消其参加询价或成交的资格，并承担相应的法律责任。

4.报价单位的报价为在项目服务期内，完成询价文件规定的工作内容的各项费用，应包括但不限于：人工、资料、管理、调研、咨询、研讨、利润、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。报价单位根据工作范围自行测算报价。报价采用的币种为人民币。

（三）含以下情况之一的视为无效的报价文件：

1.无主要的有效资格证明文件；

2.竞价文件不按规定的格式、内容填写，或未加盖投标人公章和未有法定代表人或委托代理人签字，或签字人无有效委托的；

3.竞价文件中附有采购人不能接受的条件或与竞价邀请文件的实质性要求有严重背离；

4.本项目的总报价不得超过37.9575万元人民币，超过限价的报价为无效报价；

5.采购人认定的其它不符合报价要求的报价文件。

（四）报价文件的封装与递交

1.报价文件的式样和签署

（1）报价文件应用文件袋密封好，在文件袋上写明项目名称以及报价单位名称；

（2）报价单位须提交正本一份、副本二份的报价文件。报价文件正本和副本内容存在差异的，以正本为准；报价文件递交后，一律不予退还；

（3）报价文件正、副本均须用不褪色墨水书写或打印，由法定代表人或经过正式授权的代表人在报价文件上要求的地方签字；

（4）报价文件副本，所有资料都可以用报价文件的正本复印而成；

（5）报价文件的正本及所有副本的封面均须由报价单位加盖报价单位公章；

（6）报价文件的任何行间插字、涂改和增删，必须由报价单位法定代表人或其授权代表用姓氏或首字母在旁边签字才有效；

（7）在询价文件中已明示需盖章及签名之处，报价文件正本均须加盖报价单位公章，并经报价单位法定代表人或其授权代表签名或盖章；

（8）传真、电传、邮寄的报价文件将被拒绝。

2.报价文件递交

（1）报价文件由各参加报价的报价单位代表在规定的询价时间前提交至询价地点。逾期送达的将视为无效。

（2）报价起止时间：2023年11月27日至2023年11月29日，工作日9：00-12：00、14：00-18：00）

（3）报价文件提交地址：广州市黄埔区政务服务数据管理局（广州市黄埔区香雪三路3号521室，邮政编码：510530）。

（4）联系人：赖小姐，电话：020- 82119076。

四、报价评选原则

（一）初审标准

报价出现下列情况之一的，按无效报价文件处理：1.不符合报价单位资格要求；2.未全部响应项目需求；3.报价超出最高限价。

（二）评选原则

对通过初审的有效报价文件，按综合评分原则评选，总分为100分，由高至低按得分排出成交单位候选人的名次顺序。（综合评分相同时，以报价低的优先；综合评分与报价均相同时，由评委会综合考虑择优选出）。

按总分从高到低依次排序成交单位候选人，得分总分数最高的为成交单位。

五、合同（协议）签订

成交单位收到成交通知后，3个工作日内联系采购方办理合同签订等手续。

第二章项目需求

一、归档工作流程和服务内容

（一）档案接收：要对档案资料的完整性进行检查，登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记件数与页数。

（二）组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。成交单位应严格按照《中华人民共和国档案法》《广州市档案管理规定》《广州开发区行政审批局（黄埔区政务办）档案综合管理分类方案》进行整理立卷。

（三）编档号：对每件业务档案按档案整理要求分类编号，以便档案的查询利用。

（四）移交入库：移交时，应编制档案移交目录（案卷目录），一式三份，纸质版连同电子数据一并移交。

（五）总体检查：检查档案实体与电子数据是否一致；检查各工序是否符合档案整理要求。

（六）档案整理报告：档案整理完毕后，成交单位应向采购方缴交档案整理报告，对本次档案整理工作作出总结。

二、电子文档系统要求

档案目录的相关信息必须在规定时限内录入采购方规定的档案管理系统，以确保档案的完整性。

三、档案整理安全保密、规范性要求

将归档资料全部按规范整理、入库、要求安全、保密、规范。成交单位需提供保证实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购方签订保密承诺书。

（一）安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

（二）规范性：成交单位必须严格按照采购方所提出的归档标准操作执行。在档案的清理、整理、加工、移交过程中，必须严格遵守采购方的相关档案管理制度，在档案的清理、整理、加工、移交的各个环节均应进行详细的登记，在电子档工作完成的同时建立起完整、规范的记录；保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

（三）成交单位由于管理不善造成档案的损坏、遗失、内容外泄或与逾期完成等，按违约处理，具体如下：

1.成交单位工作人员造成有关档案材料遗失的，应负责赔偿采购方因此造成的损失，且采购方有权提前解除合同。

2.若成交单位工作人员造成采购方保密信息泄露，对采购方的有关档案材料没有尽到保守秘密的义务，则采购方有权要求成交单位赔偿由此造成的责任损失，如损失无法界定，成交单位应以减收合同项下10%服务方式承担违约责任，且采购方有权提前解除合同。

3.若成交单位因自身原因，未能按时完成有关档案整理任务的，采购方有权追究成交单位的违约责任，成交单位每延迟一天完成则按合同金额的万分之二减收服务费。

4.项目验收标准。按照《广州市档案管理规定》，最后双方以《档案接收文据》的签订完成该项工作。

为保障实体档案整理和扫描数据准确无误，成交单位需安排具有质检经验的专职人员对完成的档案整理和扫描工作进行预验收，对完成的档案实体与数据进行100%全面检查，确保所完成的实体档案与图文数据完全符合项目加工标准。同时还要完成采购方安排和交办的其他各类事项。

四、服务内容及工作量预估

服务内容为我局2023年12月以前所有室存档案整理及数字化服务，含档案整理、分类、鉴定、拆卷（钉）、扫描、图像处理检查、数据转换、数据挂接、数据备份、排序、编码、盖档号章、装订、盖盒号章、制作脊背、装盒装册、入库和上架等。若实际完成数量超出工作预估量，所产生的费用由报价单位承担，询价单位不再另外支付费用；若实际完成数量未达工作预估量，最终合同价款以实际完成数量进行结算。具体内容如下：

（一）文书档案，约3000件；

（二）规划档案，约600卷；

（三）审查中心档案，约1400卷；

（四）依申请公开档案，约170件；

（五）会计档案，约544卷，含会计凭证约313卷、会计报表112卷、会计账本119卷；

（六）照片档案，约1200张；

（七）实物档案，约300件；

（八）设备档案，3卷；

（九）编研资料，2套；

（十）纸质档案扫描，约30万页；

（十一）条目录入，约5万条；

（十二）档案盒，约1000个；

（十三）照片档案册，约30册。

五、项目服务周期

服务期限12个月，服务起始时间以合同约定为准。服务期内，完成合同约定工作量并经验收通过的可提前结束合同。